Cara Membuat Purchase Order – Dalam dunia bisnis, terutama yang bergerak di bidang retail, manufaktur, atau distribusi, purchase order (PO) adalah salah satu dokumen paling krusial yang harus dipahami dan dikuasai. PO bukan sekadar surat pesanan biasa, melainkan alat yang memastikan transaksi antara pembeli dan penjual berjalan dengan lancar, transparan, dan terukur. Tanpa PO, proses pembelian bisa menjadi kacau, tidak terorganisir, dan rentan terhadap kesalahan.
Namun, meskipun terlihat sederhana, membuat PO yang baik dan benar memerlukan pemahaman mendalam tentang komponen-komponennya, alur pembuatannya, serta manfaatnya bagi kedua belah pihak.
Apa Itu Purchase Order?
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli (biasanya perusahaan atau pemilik toko) kepada penjual (supplier) untuk memesan barang atau jasa tertentu. PO berisi detail lengkap tentang barang yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan informasi lainnya yang relevan.
Menurut Simchi-Levi, Kaminsky, dan Simchi-Levi (2008), purchase order adalah bagian integral dari manajemen rantai pasokan (supply chain management) yang memastikan proses pembelian berjalan efisien dan terorganisir. PO juga berfungsi sebagai bukti hukum yang mengikat kedua belah pihak, sehingga mengurangi risiko konflik atau kesalahpahaman di kemudian hari.
Cara Membuat Purchase Order
Membuat PO tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Ada beberapa langkah yang harus diikuti untuk memastikan PO dibuat dengan benar dan efektif. Berikut adalah panduan lengkapnya:
1. Identifikasi Kebutuhan Barang
Langkah pertama adalah menentukan barang atau jasa apa yang dibutuhkan. Misalnya, jika Anda memiliki toko retail, Anda perlu mengecek stok barang yang hampir habis atau barang yang permintaannya sedang tinggi.
2. Pilih Supplier yang Tepat
Setelah mengetahui kebutuhan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier yang dapat memenuhi permintaan Anda. Pastikan supplier tersebut memiliki reputasi baik, harga kompetitif, dan mampu mengirimkan barang tepat waktu.
3. Buat Draft Purchase Order
Setelah memilih supplier, buatlah draft PO yang berisi detail lengkap tentang barang yang dipesan. Pastikan untuk mencantumkan informasi seperti nama barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.
4. Kirim PO ke Supplier
Setelah draft PO selesai, kirimkan ke supplier untuk diverifikasi. Pastikan supplier memahami semua detail yang tercantum dalam PO dan menyetujuinya sebelum proses pengiriman dimulai.
5. Konfirmasi dan Pembayaran
Setelah PO disetujui, supplier akan mempersiapkan barang dan mengirimkan invoice kepada Anda. Lakukan pembayaran sesuai dengan syarat yang telah disepakati.
6. Terima Barang dan Verifikasi
Setelah barang diterima, pastikan untuk memverifikasi bahwa barang yang dikirim sesuai dengan yang tercantum dalam PO. Jika ada ketidaksesuaian, segera laporkan kepada supplier.
Komponen Penting dalam Purchase Order
Sebuah PO yang baik harus mencakup beberapa komponen penting berikut:
- Header (Kop Surat)
- Nama dan alamat perusahaan pembeli.
- Nomor telepon dan email.
- Tanggal pembuatan PO.
- Nomor PO (unik untuk referensi).
- Detail Supplier
- Nama dan alamat supplier.
- Kontak supplier (nomor telepon, email).
- Ship To (Alamat Pengiriman)
- Nama dan alamat penerima barang.
- Kontak penerima.
- Detail Barang yang Dipesan
- Nama dan kode barang.
- Jumlah barang.
- Harga satuan dan total harga.
- Spesifikasi barang (jika diperlukan).
- Ringkasan Pembayaran
- Subtotal harga.
- Pajak (jika ada).
- Diskon (jika ada).
- Biaya pengiriman (jika ada).
- Total harga keseluruhan.
- Syarat dan Ketentuan
- Syarat pembayaran (misal: pembayaran 30 hari setelah invoice diterima).
- Syarat pengiriman (misal: FOB, CIF).
- Kebijakan retur atau garansi (jika ada).
- Tanda Tangan dan Persetujuan
- Tanda tangan atau persetujuan dari pihak pembeli dan supplier.
Contoh Format Purchase Order
Berikut ini contoh format PO sederhana yang bisa digunakan:
| Purchase Order | No. PO: 12345 |
|---|---|
| Pembeli: | |
| Nama Perusahaan | Toko Bams |
| Alamat | Jl. Jambi No. 007 |
| Telepon | 021-1234567 |
| Supplier: | |
| Nama Supplier | Supplier Pasla |
| Alamat | Jl. Palembang No. 009 |
| Telepon | 021-7654321 |
| Ship To: | |
| Nama Penerima | Toko Bams |
| Alamat | Jl. Jambi No. 007 |
| Telepon | 021-1234567 |
| No. | Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Barang A | 100 | Rp 50.000 | Rp 5.000.000 |
| 2 | Barang B | 50 | Rp 100.000 | Rp 5.000.000 |
| Ringkasan Pembayaran | |
|---|---|
| Subtotal | Rp 10.000.000 |
| Pajak (10%) | Rp 1.000.000 |
| Total | Rp 11.000.000 |
| Syarat Pembayaran: | Pembayaran 30 hari setelah invoice diterima. |
|---|---|
| Tanda Tangan: | |
| Pembeli | ________________________ (Nama & Tanda Tangan) |
| Supplier | ________________________ (Nama & Tanda Tangan) |
Mengapa Purchase Order Penting?
Purchase order (PO) bukan sekadar dokumen administratif yang bersifat formalitas. PO memiliki peran krusial dalam menjalankan operasional bisnis, terutama dalam hal pembelian barang atau jasa. Tanpa PO, proses pembelian bisa menjadi tidak terstruktur, rentan terhadap kesalahan, dan bahkan berpotensi menimbulkan konflik antara pembeli dan supplier. Berikut ini ulasan tentang mengapa purchase order sangat penting dalam dunia bisnis:
1. Mengurangi Kesalahan dalam Pembelian
Salah satu manfaat dari purchase order adalah kemampuannya untuk meminimalisir kesalahan dalam proses pembelian. Ketika sebuah perusahaan memesan barang dari supplier, ada banyak detail yang perlu diperhatikan, seperti jumlah barang, spesifikasi, harga, dan tanggal pengiriman. Tanpa dokumen resmi seperti PO, informasi ini bisa saja terlewat atau tidak tercatat dengan baik.
Dengan adanya PO, semua detail pesanan tercatat secara tertulis dan terstruktur. Hal ini memastikan bahwa kedua belah pihak—baik pembeli maupun supplier—memiliki referensi yang sama tentang apa yang dipesan. Misalnya, jika terjadi kesalahan dalam pengiriman, seperti jumlah barang yang tidak sesuai atau spesifikasi yang berbeda, PO dapat digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dengan demikian, risiko kesalahan dapat diminimalisir, dan proses pembelian menjadi lebih efisien.
2. Membantu Pengelolaan Keuangan
Bagi departemen keuangan, purchase order adalah alat yang sangat berharga untuk merencanakan dan mengelola pengeluaran perusahaan. PO memberikan gambaran yang jelas tentang berapa banyak dana yang akan dikeluarkan untuk pembelian barang atau jasa tertentu.
Dengan mengetahui jumlah dan harga barang yang dipesan, departemen keuangan dapat mengalokasikan dana secara lebih tepat dan menghindari pemborosan. Selain itu, PO juga memudahkan proses pembukuan, karena setiap transaksi memiliki dokumen pendukung yang jelas. Hal ini sangat penting, terutama bagi perusahaan yang harus mematuhi standar akuntansi dan audit.
3. Memudahkan Pelacakan Pesanan
Setiap purchase order memiliki nomor unik yang memudahkan pelacakan status pesanan. Nomor ini menjadi identifikasi yang dapat digunakan untuk memantau proses pembelian, mulai dari tahap pemesanan hingga pengiriman barang.
Misalnya, jika terjadi keterlambatan pengiriman, pembeli dapat dengan mudah melacak status pesanan menggunakan nomor PO. Selain itu, PO juga memungkinkan perusahaan untuk memantau apakah supplier telah memenuhi kewajibannya sesuai dengan kesepakatan. Dengan adanya sistem pelacakan yang baik, perusahaan dapat menghindari risiko kehilangan barang atau keterlambatan yang dapat mengganggu operasional bisnis.
4. Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier
Purchase order tidak hanya bermanfaat bagi pembeli, tetapi juga bagi supplier. PO memberikan kejelasan tentang apa yang diharapkan oleh pembeli, termasuk detail barang, jumlah, harga, dan syarat pengiriman. Dengan informasi yang jelas, supplier dapat mempersiapkan pesanan dengan lebih baik dan menghindari kesalahpahaman.
Selain itu, PO juga berfungsi sebagai bukti hukum yang mengikat kedua belah pihak. Jika terjadi perselisihan di kemudian hari, PO dapat digunakan sebagai referensi untuk menyelesaikan masalah. Dengan adanya transparansi dan kejelasan ini, hubungan antara pembeli dan supplier dapat terjaga dengan baik, bahkan dapat meningkatkan kepercayaan dan kerja sama jangka panjang.
5. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dalam skala bisnis yang besar, purchase order menjadi bagian dari sistem manajemen rantai pasokan (supply chain management) yang terintegrasi. PO memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses pembelian, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengurus administrasi, dan memastikan bahwa setiap langkah dalam proses pembelian berjalan dengan lancar.
Dengan menggunakan sistem PO yang terkomputerisasi, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga, karena proses pembuatan, pengiriman, dan pelacakan PO dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk fokus pada aktivitas bisnis yang lebih strategis.
6. Memenuhi Kewajiban Hukum dan Audit
Bagi perusahaan yang tunduk pada regulasi ketat atau harus melalui proses audit, purchase order adalah dokumen yang sangat penting. PO berfungsi sebagai bukti transaksi yang dapat digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan audit.
Misalnya, perusahaan harus membuktikan bahwa suatu pembelian telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku, PO dapat digunakan sebagai dokumen pendukung. Hal ini sangat penting untuk menghindari masalah hukum atau sanksi dari pihak berwenang.
Penutup
Memahami cara membuat purchase order dan komponen-komponennya, dapat memastikan proses pembelian berjalan lancar dan efisien. PO bukan hanya dokumen administratif, tetapi juga alat yang membantu bisnis tumbuh dan berkembang dengan lebih baik. Semoga informasi ini bermanfaat.
Baca juga:
- Apa yang dimaksud Purchasing? Pengertian, Tujuan, dan Proses
- Tujuan, Proses, dan Tugas Inventory Control
- PPIC Adalah: Pengertian, Tugas, Tujuan, dan Manfaat
- Apa yang dimaksud Estimator? Peran, dan Tantangannya
Referensi
Simchi-Levi, D., Kaminsky, P., & Simchi-Levi, E. (2008). Designing and Managing the Supply Chain: Concepts, Strategies, and Case Studies. McGraw-Hill Education.
