Apa yang dimaksud Purchasing? Pengertian, Tujuan, dan Proses

Purchasing atau pembelian adalah salah satu fungsi krusial dalam operasional bisnis. Aktivitas ini tidak hanya sekadar membeli barang atau jasa, tetapi juga melibatkan perencanaan, analisis, dan koordinasi yang mendalam untuk memastikan bahwa kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan efisien dan efektif. Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, purchasing menjadi elemen penting yang dapat memengaruhi profitabilitas, kepuasan pelanggan, dan keberlanjutan operasional perusahaan.

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Menurut Lysons dan Farrington (2006), purchasing merupakan fungsi yang bertanggung jawab untuk memperoleh sumber daya yang diperlukan oleh organisasi, baik berupa bahan baku, peralatan, maupun jasa pendukung. Proses ini tidak hanya terbatas pada pembelian, tetapi juga mencakup perencanaan, pemilihan vendor, negosiasi, dan pengelolaan hubungan dengan pemasok.

Dalam konteks bisnis, purchasing memiliki peran strategis karena berkaitan langsung dengan biaya operasional dan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan. Sedangkan pendapat Monczka, Handfield, Giunipero, dan Patterson (2020), purchasing yang efektif dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan memastikan kelancaran rantai pasok.

Tujuan Purchasing

Tujuan utama dari purchasing tidak hanya sekadar memastikan perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan, tetapi juga memastikan bahwa barang atau jasa tersebut memenuhi standar kualitas tertinggi, diperoleh dengan harga yang kompetitif, dan dikirim tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Purchasing, dalam hal ini, berfungsi sebagai garda terdepan dalam menjaga keseimbangan antara kebutuhan operasional dan efisiensi finansial perusahaan. Namun, tujuan purchasing tidak berhenti di situ. Ada beberapa aspek lain yang menjadi fokus dalam proses ini, yang secara keseluruhan bertujuan untuk menciptakan nilai tambah bagi perusahaan.

1. Mengoptimalkan Biaya

Salah satu tujuan purchasing mengoptimalkan biaya. Dalam dunia bisnis yang kompetitif, setiap pengeluaran harus dipertimbangkan dengan matang. Purchasing membantu perusahaan mencapai efisiensi biaya melalui analisis mendalam terhadap biaya yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa. Dengan melakukan negosiasi yang efektif, tim purchasing dapat menekan harga pembelian tanpa mengorbankan kualitas. Selain itu, analisis biaya total (Total Cost of Ownership/TCO) juga dilakukan untuk memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan tidak hanya terbatas pada harga pembelian, tetapi juga mencakup biaya transportasi, penyimpanan, dan pemeliharaan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat anggaran dan meningkatkan profitabilitas.

2. Memastikan Ketersediaan Barang

Purchasing juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa bahan baku atau barang yang dibutuhkan selalu tersedia. Ketersediaan barang yang tepat waktu sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Jika bahan baku atau barang tidak tersedia pada saat dibutuhkan, hal ini dapat mengakibatkan terhambatnya proses produksi, penundaan pengiriman produk ke pelanggan, dan bahkan kerugian finansial. Oleh karena itu, tim purchasing harus mampu merencanakan dan mengelola persediaan dengan baik, termasuk memperhitungkan faktor-faktor seperti lead time (waktu tunggu pengiriman) dan fluktuasi permintaan.

3. Meningkatkan Kualitas

Kualitas barang atau jasa yang diterima oleh perusahaan sangat bergantung pada proses purchasing. Pemilihan vendor yang tepat dan pengawasan kualitas yang ketat adalah kunci untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima memenuhi standar perusahaan. Tim purchasing harus bekerja sama dengan vendor untuk memastikan bahwa produk yang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati. Selain itu, proses quality control (pengendalian kualitas) juga dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada cacat atau ketidaksesuaian yang dapat memengaruhi kualitas produk akhir. Dengan menjaga kualitas, perusahaan dapat mempertahankan reputasinya di mata pelanggan dan menghindari biaya tambahan yang timbul akibat produk cacat.

4. Membangun Hubungan dengan Pemasok

Purchasing tidak hanya berfokus pada transaksi jangka pendek, tetapi juga pada pembangunan hubungan jangka panjang dengan pemasok. Hubungan yang baik dengan vendor dapat memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan. Misalnya, vendor yang telah lama bekerja sama dengan perusahaan cenderung lebih memahami kebutuhan dan preferensi perusahaan, sehingga dapat memberikan layanan yang lebih baik. Selain itu, hubungan yang baik juga dapat membuka peluang untuk mendapatkan diskon, prioritas pengiriman, dan layanan purna jual yang lebih baik. Dalam jangka panjang, hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko ketergantungan pada satu pemasok.

5. Mendorong Inovasi dan Kolaborasi

Tujuan lain dari purchasing yang sering kali kurang disadari adalah mendorong inovasi dan kolaborasi dengan pemasok. Vendor yang andal tidak hanya menyediakan barang atau jasa, tetapi juga dapat menjadi mitra strategis yang membantu perusahaan dalam mengembangkan produk atau layanan baru. Misalnya, vendor dapat memberikan masukan tentang material terbaru atau teknologi yang dapat meningkatkan efisiensi produksi. Dengan membangun hubungan kolaboratif, purchasing dapat menjadi katalisator untuk inovasi dalam perusahaan.

6. Mengelola Risiko

Purchasing juga bertujuan untuk mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa. Risiko ini dapat berupa keterlambatan pengiriman, kenaikan harga, atau ketidakstabilan pasokan. Tim purchasing harus mampu mengidentifikasi risiko-risiko ini dan mengambil langkah-langkah mitigasi, seperti diversifikasi pemasok atau membuat perjanjian kontrak yang mengikat. Dengan mengelola risiko dengan baik, perusahaan dapat menjaga keberlanjutan operasionalnya dan menghindari gangguan yang dapat merugikan bisnis.

7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pada akhirnya, tujuan purchasing juga berkaitan dengan kepuasan pelanggan. Dengan memastikan ketersediaan barang, kualitas produk, dan ketepatan waktu pengiriman, purchasing berkontribusi langsung terhadap kemampuan perusahaan dalam memenuhi harapan pelanggan. Pelanggan yang puas cenderung akan kembali melakukan pembelian dan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain, yang pada gilirannya akan meningkatkan pendapatan dan pertumbuhan bisnis.

Proses Purchasing

Proses purchasing tidaklah sesederhana sekadar memesan barang atau jasa dari pemasok. Ini adalah serangkaian tahapan yang kompleks dan saling terkait, yang harus dilakukan dengan cermat dan penuh pertimbangan. Setiap tahapan dalam proses purchasing memiliki peran penting dalam memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan waktu pengiriman yang tepat. Berikut ini tahapan utama dalam proses purchasing:

1. Perencanaan Kebutuhan

Tahap pertama dalam proses purchasing adalah perencanaan kebutuhan. Pada tahap ini, divisi purchasing bekerja sama dengan berbagai divisi lain di perusahaan, seperti produksi, logistik, dan keuangan, untuk mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Perencanaan yang matang dan terstruktur sangat penting untuk menghindari pemborosan, memastikan bahwa pengadaan dilakukan sesuai dengan anggaran yang tersedia, dan meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan stok.

Menurut Van Weele (2018), perencanaan yang efektif harus mencakup tiga elemen utama:

Memahami secara mendalam apa yang dibutuhkan oleh perusahaan, termasuk jenis barang, jumlah, dan spesifikasi teknis.
Menghitung estimasi biaya yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, termasuk biaya pembelian, transportasi, dan penyimpanan.
Menetapkan prioritas berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap operasional perusahaan.

Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat menghindari situasi di mana barang yang tidak diperlukan dibeli, atau sebaliknya, barang yang penting justru tidak tersedia.

2. Pemilihan Vendor

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih vendor atau pemasok yang tepat. Pemilihan vendor bukanlah tugas yang mudah, karena melibatkan evaluasi menyeluruh terhadap berbagai faktor, seperti reputasi vendor, kualitas produk, harga, kemampuan pengiriman, dan kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan. Berdasarkan pendapat Chopra dan Meindl (2021), pemilihan vendor yang tepat dapat memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi rantai pasok dan kepuasan pelanggan.

Proses pemilihan vendor biasanya melibatkan:

Mencari informasi tentang vendor potensial melalui referensi, rekomendasi, atau database pemasok.
Menilai kinerja vendor berdasarkan pengalaman sebelumnya, ulasan dari pelanggan lain, atau sertifikasi yang dimiliki.
Jika diperlukan, perusahaan dapat melakukan kunjungan ke lokasi vendor untuk memastikan bahwa fasilitas dan proses produksi mereka memenuhi standar.

Pemilihan vendor yang tepat tidak hanya memastikan kualitas barang atau jasa, tetapi juga membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

3. Permintaan Penawaran (Request for Quotation/RFQ)

Setelah vendor potensial diidentifikasi, perusahaan akan mengirimkan permintaan penawaran (RFQ) kepada mereka. RFQ adalah dokumen formal yang berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi teknis, jumlah, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan persyaratan lainnya. Vendor kemudian akan merespons dengan memberikan penawaran harga, syarat pembayaran, dan informasi lain yang relevan.

RFQ berfungsi sebagai alat untuk membandingkan penawaran dari berbagai vendor. Dengan membandingkan penawaran tersebut, perusahaan dapat memilih vendor yang menawarkan nilai terbaik, baik dari segi harga, kualitas, maupun layanan.

4. Negosiasi

Negosiasi adalah tahap krusial dalam proses purchasing. Pada tahap ini, staf purchasing berusaha untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat yang menguntungkan bagi perusahaan. Negosiasi tidak hanya tentang menekan harga, tetapi juga tentang mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Lewicki, Saunders, dan Barry (2020) menjelaskan negosiasi yang efektif memerlukan:

Memahami kebutuhan perusahaan, batasan anggaran, dan prioritas.
Mengetahui harga pasar, tren, dan kekuatan tawar-menawar.
Menyampaikan kebutuhan perusahaan dengan jelas dan mendengarkan kebutuhan vendor.
Bersedia untuk menyesuaikan tawaran jika diperlukan, tanpa mengorbankan kepentingan perusahaan.

Negosiasi yang sukses dapat menghasilkan kesepakatan yang tidak hanya menguntungkan secara finansial, tetapi juga memperkuat hubungan dengan vendor.

5. Pembuatan Purchase Order (PO)

Setelah negosiasi selesai dan kesepakatan tercapai, perusahaan akan membuat purchase order (PO). PO adalah dokumen resmi yang berisi rincian pesanan, termasuk jenis barang, jumlah, harga, syarat pengiriman, dan ketentuan pembayaran. purchase order berfungsi sebagai kontrak antara perusahaan dan vendor, yang mengikat kedua belah pihak untuk memenuhi kewajiban mereka.

PO juga berperan sebagai alat kontrol internal, karena memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. Selain itu, PO dapat digunakan sebagai referensi jika terjadi sengketa atau ketidaksesuaian di kemudian hari.

6. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Setelah barang atau jasa diterima, divisi purchasing bertanggung jawab untuk memeriksa kualitas dan kuantitas barang. Pemeriksaan ini penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati dalam PO. Proses ini biasanya melibatkan:

Memeriksa kondisi barang untuk memastikan tidak ada kerusakan atau cacat.
Memastikan bahwa jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan.
Jika diperlukan, barang dapat diuji untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

Jika ditemukan ketidaksesuaian, perusahaan dapat menolak barang tersebut dan meminta vendor untuk menggantinya atau memberikan kompensasi.

7. Pembayaran dan Dokumentasi

Tahap terakhir dalam proses purchasing adalah pembayaran dan dokumentasi. Setelah barang diterima dan diperiksa, tim keuangan akan melakukan pembayaran kepada vendor sesuai dengan syarat yang telah disepakati. Pembayaran yang tepat waktu tidak hanya menjaga hubungan baik dengan vendor, tetapi juga dapat memberikan keuntungan seperti diskon atau prioritas pengiriman di masa depan.

Selain itu, seluruh dokumen terkait proses purchasing, seperti PO, invoice, dan laporan penerimaan barang, harus disimpan dengan baik. Dokumentasi yang rapi dan terorganisir sangat penting untuk keperluan audit, pelacakan, dan analisis di masa depan.

Keahlian yang Dibutuhkan dalam Purchasing

Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, staf purchasing harus memiliki beberapa keahlian penting. Menurut Cousins, Lawson, dan Squire (2019), keahlian tersebut meliputi:

Staf purchasing harus mampu bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga dan syarat terbaik.
Kemampuan untuk menganalisis biaya dan membandingkan opsi pembelian menggunakan metode seperti Total Cost of Ownership (TCO).
Kemampuan untuk mengatasi masalah yang muncul selama proses pengadaan, seperti keterlambatan pengiriman atau perubahan pesanan.
Staf purchasing harus memahami dan mengelola dokumen kontrak, termasuk syarat pembayaran, pengiriman, dan garansi.
Purchasing melibatkan koordinasi dengan berbagai divisi, seperti produksi, keuangan, dan gudang. Oleh karena itu, kemampuan komunikasi yang baik sangat penting.

Pentingnya Purchasing dalam Era Digital

Dalam era digital, purchasing mengalami transformasi signifikan. Menurut Johnson, Leenders, dan Flynn (2021), teknologi seperti e-procurement, artificial intelligence (AI), dan blockchain telah mengubah cara perusahaan melakukan purchasing. E-procurement, misalnya, memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian secara online, yang dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi. Sementara itu, AI dapat digunakan untuk menganalisis data pembelian dan memprediksi kebutuhan di masa depan.

Blockchain juga mulai digunakan dalam purchasing untuk meningkatkan keamanan dan transparansi dalam proses pembayaran dan pengiriman. Dengan teknologi ini, perusahaan dapat melacak setiap tahapan dalam proses purchasing secara real-time, mengurangi risiko penipuan, dan meningkatkan akuntabilitas.

Tantangan dalam Purchasing

Meskipun purchasing memiliki peran krusial dalam kelangsungan operasional bisnis, proses ini tidak terlepas dari berbagai tantangan yang dapat mempengaruhi efektivitasnya. Handfield dan McCormack (2020) mengidentifikasi beberapa hambatan utama yang dihadapi dalam proses purchasing, yang berkaitan dengan dinamika pasar, koordinasi rantai pasok, kepatuhan terhadap regulasi, serta risiko yang timbul dari hubungan dengan vendor.

Salah satu tantangan ketidakpastiann pasar, yang mencakup fluktuasi harga bahan baku serta ketidakstabilan ekonomi global. Perubahan harga yang tidak terduga, baik akibat faktor geopolitik, perubahan kebijakan perdagangan, maupun gangguan rantai pasok, dapat berdampak pada biaya produksi dan profitabilitas perusahaan. Selain itu, permintaan pasar yang tidak menentu juga dapat membuat purchasing kesulitan dalam menentukan jumlah bahan baku yang optimal untuk dibeli, sehingga meningkatkan risiko kelebihan atau kekurangan stok.

Selain itu, purchasing harus beroperasi selaras dengan manajemen rantai pasok agar proses pengadaan berjalan lancar dan efisien. Koordinasi yang buruk dengan pemasok dan unit produksi dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, ketidaksesuaian spesifikasi barang, hingga gangguan dalam keseluruhan proses operasional perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan strategi pengelolaan rantai pasok yang tangguh, termasuk penggunaan teknologi digital untuk meningkatkan visibilitas dan transparansi dalam setiap tahap pengadaan.

Tantangan lainnya adalah kepatuhan terhadap regulasi, yang semakin kompleks seiring meningkatnya standar etika bisnis, lingkungan, serta kepatuhan hukum yang berlaku di berbagai negara. Perusahaan harus memastikan bahwa setiap transaksi purchasing dilakukan sesuai dengan regulasi yang mengatur, termasuk standar keberlanjutan (sustainability), persyaratan keamanan produk, serta kebijakan anti-korupsi. Ketidakpatuhan terhadap regulasi dapat menimbulkan sanksi hukum, denda, serta merusak reputasi perusahaan di mata publik dan mitra bisnis.

Terakhir, risiko vendor menjadi faktor yang tidak bisa diabaikan dalam purchasing. Ketergantungan yang tinggi pada pemasok tertentu dapat meningkatkan kerentanan perusahaan terhadap berbagai risiko, seperti keterlambatan pengiriman, ketidakmampuan vendor memenuhi standar kualitas, hingga kebangkrutan vendor yang dapat mengganggu pasokan bahan baku. Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan harus melakukan evaluasi vendor secara berkala, membangun hubungan dengan lebih dari satu pemasok, serta menerapkan strategi mitigasi risiko seperti diversifikasi sumber pasokan dan penggunaan kontrak jangka panjang yang fleksibel.

Penutup

Melakukan purchasing secara efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan biaya, memastikan ketersediaan barang, dan meningkatkan kualitas produk. Di era digital, purchasing terus berkembang dengan adanya teknologi baru yang meningkatkan efisiensi dan transparansi. Namun, perusahaan juga harus siap menghadapi tantangan seperti ketidakpastian pasar dan manajemen rantai pasok. Dengan keahlian yang tepat dan strategi yang baik, purchasing dapat menjadi kekuatan pendorong bagi kesuksesan bisnis. Semoga informasi ini bermanfaat.

Baca juga:

Referensi

Burt, D. N., Petcavage, S. D., & Pinkerton, R. L. (2019). Supply Management. McGraw-Hill Education.
Chopra, S., & Meindl, P. (2021). Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation. Pearson.
Cousins, P. D., Lawson, B., & Squire, B. (2019). Strategic Supply Management: Principles, Theories and Practice. Pearson.
Handfield, R. B., & McCormack, K. (2020). Supply Chain Risk Management: Minimizing Disruptions in Global Sourcing. CRC Press.
Johnson, P. F., Leenders, M. R., & Flynn, A. E. (2021). Purchasing and Supply Management. McGraw-Hill Education.
Lysons, K., & Farrington, B. (2020). Purchasing and Supply Chain Management. Pearson.
Monczka, R. M., Handfield, R. B., Giunipero, L. C., & Patterson, J. L. (2020). Purchasing and Supply Chain Management. Cengage Learning.
Slack, N., Brandon-Jones, A., & Johnston, R. (2020). Operations Management. Pearson.
Van Weele, A. J. (2018). Purchasing and Supply Chain Management: Analysis, Strategy, Planning and Practice. Cengage Learning.