Dalam sebuah perusahaan yang berjalan dengan efisien, selalu ada sosok kunci di balik layar yang memastikan semua roda operasional berputar dengan lancar. Sosok ini memastikan bahwa dari hal terkecil seperti persediaan alat tulis hingga proses administrasi yang kompleks, semuanya tertata rapi. Dialah Business Services and Administration Manager.
Posisi ini seringkali menjadi tulang punggung operasional non-inti, yang memungkinkan divisi lain seperti pemasaran, penjualan, dan produksi untuk fokus pada bidang mereka. Lalu, sebenarnya apa saja tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager yang membuat perannya begitu krusial?
Apa Itu Business Services and Administration Manager?
Seorang Business Services and Administration Manager adalah profesional yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengoordinasikan aktivitas layanan pendukung serta administrasi dalam sebuah organisasi.
Mereka adalah “manajer umum” untuk semua fungsi yang mendukung bisnis inti. Cakupannya sangat luas, mulai dari pengelolaan fasilitas kantor, administrasi kepegawaian, pengarsipan, hingga kebijakan prosedur kerja. Intinya, mereka memastikan lingkungan kerja yang produktif, efisien, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Tanpa mereka, kekacauan administrasi dan operasional sangat mungkin terjadi, yang pada akhirnya menghambat produktivitas dan profitabilitas perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab Business Services and Administration Manager Secara Detail
Tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager sangat beragam dan multidisiplin. Berikut adalah rincian lengkapnya:
1. Manajemen dan Pengawasan Operasional Administrasi Harian
Ini adalah tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager yang paling mendasar. Mereka memastikan semua proses administrasi berjalan seperti mestinya.
- Mengawasi staf administrasi dan mendistribusikan tugas secara merata.
- Mengembangkan, meninjau, dan memperbaiki sistem, kebijakan, dan prosedur administrasi.
- Memastikan pengarsipan dokumen (fisik dan digital) dilakukan dengan akurat dan aman.
- Mengelola pertukaran informasi secara internal (antar divisi) maupun eksternal (dengan klien atau vendor).
2. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dan Pengembangan Tim
Sebagai seorang manajer, memimpin tim adalah bagian tak terpisahkan dari tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager.
- Merekrut, melatih, dan mengevaluasi kinerja staf administrasi dan layanan.
- Membangun semangat kerja tim dan memastikan lingkungan kerja yang kolaboratif.
- Menangani penggajian, cuti, dan tunjangan karyawan (seringkali berkoordinasi dengan divisi HR).
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi tim.
3. Pengelolaan Anggaran dan Aspek Keuangan Administratif
Seorang Business Services and Administration Manager harus cermat dengan angka.
- Menyusun dan mengelola anggaran tahunan untuk departemen layanan dan administrasi.
- Memantau pengeluaran operasional (seperti pembelian perlengkapan kantor, biaya langganan software, dan perawatan fasilitas) agar tidak melebihi anggaran.
- Melakukan negosiasi harga dengan vendor dan pemasok untuk mendapatkan nilai terbaik.
- Membuat laporan keuangan terkait aktivitas operasional.
4. Manajemen Fasilitas dan Infrastruktur Kantor
Tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager berikutnya adalah memastikan lingkungan kerja fisik dan teknis dalam kondisi prima.
- Mengawasi perawatan dan keamanan gedung serta fasilitas kantor (AC, listrik, tata ruang).
- Mengelola kontrak dengan penyedia jasa, seperti kebersihan, keamanan, dan katering.
- Memastikan ketersediaan perlengkapan kantor dan peralatan kerja yang memadai.
- Mengelola sistem teknologi informasi yang mendukung operasional administrasi, seperti jaringan komputer dan software office.
5. Pengadaan Barang dan Jasa (Procurement)
Efisiensi biaya operasional sangat bergantung pada tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager dalam hal pengadaan.
- Mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa operasional perusahaan.
- Melakukan proses tender atau seleksi vendor yang transparan dan kompetitif.
- Menjaga hubungan baik dengan vendor dan pemasok terpercaya.
- Memastikan semua pengadaan sesuai dengan prosedur dan regulasi perusahaan.
6. Kepatuhan terhadap Hukum dan Regulasi
Peran ini juga memikul tanggung jawab untuk memastikan perusahaan mematuhi berbagai aturan.
- Memastikan semua aktivitas operasional mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku (seperti K3, ketenagakerjaan, dan perlindungan data).
- Mengelola perizinan usaha dan dokumen legal lainnya yang terkait dengan operasional.
- Menjadi titik kontak untuk audit internal dan eksternal terkait area administrasi dan layanan.
7. Perencanaan Strategis dan Pelaporan
Meski berkutat dengan hal operasional, seorang Business Services and Administration Manager juga harus berpikir strategis.
- Menganalisis efisiensi proses operasional dan mengusulkan perbaikan yang inovatif.
- Menyiapkan laporan kinerja operasional secara berkala untuk disampaikan kepada manajemen puncak.
- Berpartisipasi dalam perencanaan jangka panjang perusahaan, khususnya yang terkait dengan infrastruktur dan efisiensi operasional.
Skill dan Kualifikasi yang Diperlukan
Untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager dengan baik, seseorang perlu memiliki kombinasi skill teknis (hard skills) dan interpersonal (soft skills).
1. Hard Skills
Dalam kategori hard skills, pertama, dibutuhkan Pengetahuan Administrasi yang Mendalam. Hal ini merupakan fondasi dari peran ini, yang mencakup pemahaman komprehensif tentang prinsip-prinsip administrasi perkantoran modern, tata kelola dokumen yang sistematis, dan praktik manajemen arsip yang memastikan integritas dan aksesibilitas informasi. Kedua, Kemampuan Keuangan menjadi prasyarat yang tidak dapat diabaikan. Seorang manager harus terampil dalam menyusun dan mengelola anggaran departemen, mampu membaca dan memahami laporan keuangan dasar, serta memiliki disiplin dalam mengelola dan mengontrol biaya operasional untuk menjaga efisiensi. Ketiga, Literasi Teknologi di era digital ini adalah sebuah keharusan. Penguasaan yang mahir atas suite perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office atau Google Workspace adalah dasar, ditambah dengan pemahaman tentang sistem informasi manajemen yang digunakan untuk mengotomasi dan memantau proses bisnis. Keempat, Pengetahuan Hukum Dasar sangat penting untuk melindungi perusahaan dari risiko. Ini termasuk pemahaman praktis mengenai hukum ketenagakerjaan untuk mengelola hubungan industrial yang harmonis, hukum kontrak untuk mengikat kerja sama dengan vendor, serta prinsip-prinsip Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) untuk memastikan lingkungan kerja yang aman dan sesuai standar.
2. Soft Skills
Sementara itu, dari aspek soft skills, Kepemimpinan dan Manajemen Tim menempati posisi teratas. Seorang Business Services and Administration Manager harus mampu memotivasi, mengarahkan, dan menginspirasi stafnya, sekaligus bertanggung jawab untuk mengembangkan potensi setiap anggota tim. Kemudian, Komunikasi yang Efektif adalah kunci sukses dalam peran ini. Keterampilan ini harus ditunjukkan baik secara lisan maupun tulisan, dan harus dapat diterapkan secara efektif ketika berinteraksi dengan semua level jabatan, mulai dari staf hingga direksi, serta dengan pihak eksternal. Selanjutnya, kemampuan Pemecahan Masalah dan Analitis sangat dibutuhkan untuk menghadapi dinamika operasional sehari-hari. Manager harus mampu mengidentifikasi akar masalah dari suatu gangguan operasional, menganalisis data yang relevan, dan kemudian merancang serta menerapkan solusi yang praktis dan efektif. Kemampuan Organisasi dan Manajemen Waktu juga sangat krusial, mengingat mereka harus bisa mengelola banyak proyek dan prioritas yang berbeda secara bersamaan tanpa mengorbankan kualitas atau tenggat waktu. Terakhir, keterampilan Negosiasi dan Hubungan Interpersonal yang kuat mutlak diperlukan. Kemampuan ini digunakan untuk menegosiasikan kesepakatan yang menguntungkan dengan vendor dan pemasok, serta untuk membangun dan memelihara jaringan profesional yang kuat yang dapat mendukung operasional perusahaan.
3. Kualifikasi Pendidikan
Mengenai Kualifikasi Pendidikan, umumnya posisi strategis ini mensyaratkan gelar Sarjana (S1) dari bidang studi yang relevan. Latar belakang pendidikan seperti Manajemen Bisnis, Administrasi Perkantoran, atau Akuntansi dianggap paling sesuai karena secara langsung membekali kandidat dengan pengetahuan teoretis yang diperlukan. Namun, gelar akademis saja tidak cukup. Pengalaman kerja di lapangan di bidang administrasi atau operasional seringkali menjadi penentu, dengan persyaratan minimal sekitar lima tahun. Dari total pengalaman tersebut, setidaknya dua hingga tiga tahun harus mencakup pengalaman dalam posisi manajerial atau supervisi, yang membuktikan kemampuan kandidat dalam memimpin tim dan mengelola sumber daya. Kombinasi antara landasan akademis yang kuat dan pengalaman praktis yang matang inilah yang membentuk seorang Business Services and Administration Manager yang ideal.
Posisi Business Services and Administration Manager adalah garda terdepan yang memastikan stabilitas dan efisiensi operasional sebuah organisasi. Tugas dan tanggung jawab Business Services and Administration Manager yang begitu luas dan vital—mulai dari mengelola tim, anggaran, fasilitas, hingga memastikan kepatuhan hukum—menjadikannya salah satu pilar terpenting dalam struktur perusahaan. Mereka adalah “minyak” yang membuat mesin perusahaan berjalan mulus, memungkinkan seluruh elemen organisasi berkontribusi secara maksimal untuk mencapai tujuan bisnis. Bagi yang tertarik meniti karier di bidang ini, kombinasi antara keahlian teknis, kepemimpinan, dan visi strategis adalah kunci kesuksesannya.
Baca juga:
- Sejarah, Fungsi, dan Tujuan WTO (World Trade Organization)
- Visual Marketing: Manfaat, Jenis, dan Strategi
- 7 Komponen Manajemen Logistik dan Cara Mengoptimalkannya
- Pengertian, Tahapan, dan 6 Tujuan Pengujian Produk
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Apa perbedaan utama antara Business Services and Administration Manager dengan Office Manager?
Business Services and Administration Manager memiliki cakupan yang lebih luas dan strategis. Office Manager cenderung fokus pada pengelolaan operasional kantor sehari-hari (seperti perlengkapan dan staf admin). Sementara Business Services and Administration Manager tidak hanya mengurus kantor, tetapi juga terlibat dalam penganggaran, kepatuhan hukum, perencanaan strategis, dan manajemen fasilitas skala yang lebih besar.
2. Bagaimana prospek karier untuk posisi ini?
Prospek kariernya sangat baik. Seorang Business Services and Administration Manager memiliki pemahaman yang holistik tentang bagaimana sebuah perusahaan beroperasi. Jalur karier selanjutnya bisa menuju posisi seperti Director of Operations, Chief Operating Officer (COO), atau peran strategis lainnya di tingkat direktorat.
3. Apa tantangan terbesar dalam peran ini?
Tantangan utamanya adalah mengelola berbagai pemangku kepentingan (stakeholder) dengan prioritas yang berbeda, dari level staf hingga direksi. Selain itu, menyeimbangkan tuntutan untuk efisiensi biaya dengan kualitas layanan yang tinggi juga merupakan tantangan yang konstan. Menghadapi masalah yang muncul secara tiba-tiba (seperti gangguan fasilitas) juga membutuhkan ketenangan dan kemampuan problem-solving yang cepat.
4. Software apa saja yang biasanya harus dikuasai?
Software inti yang harus dikuasai meliputi Microsoft Office Suite (terutama Excel dan Word), perangkat lunak pengolah email, dan sistem manajemen dokumen. Selain itu, pengetahuan tentang Software ERP (Enterprise Resource Planning) seperti SAP atau Oracle, sistem manajemen fasilitas, dan perangkat lunak HRIS akan menjadi nilai tambah yang sangat besar.
5. Apakah sertifikasi diperlukan untuk posisi ini?
Sertifikasi tidak selalu wajib, tetapi dapat meningkatkan kredensial. Sertifikasi seperti Certified Manager (CM) dari Institute of Certified Professional Managers atau sertifikasi di bidang manajemen fasilitas dan proyek dapat memberikan keunggulan kompetitif dalam perekrutan.
