Karakteristik proses bisnis merupakan fondasi utama dalam menjalankan operasional perusahaan. Tanpa proses bisnis yang terstruktur dan terkelola dengan baik, perusahaan akan kesulitan mencapai tujuannya secara efisien dan efektif. Proses bisnis bukan sekadar rangkaian aktivitas biasa, melainkan sebuah sistem yang dirancang untuk menciptakan nilai tambah, mengurangi risiko, dan memastikan konsistensi dalam setiap langkah operasional.
Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas terstruktur yang saling terkait dan dirancang untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Elly Rahayu dkk. dalam buku Analisis Proses Bisnis (2021), proses bisnis dapat diartikan sebagai langkah-langkah sistematis yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengubah input menjadi output yang bernilai bagi pelanggan. Proses ini melibatkan berbagai elemen, termasuk sumber daya manusia, teknologi, dan prosedur operasional standar (SOP).
Proses bisnis tidak hanya berlaku untuk perusahaan besar, tetapi juga untuk usaha kecil dan menengah (UKM). Setiap bisnis, baik yang bergerak di bidang manufaktur, jasa, atau perdagangan, membutuhkan proses bisnis yang jelas agar dapat beroperasi dengan lancar.
Karakteristik Proses Bisnis yang Efektif
Menurut laman situs Indeed (2022), proses bisnis yang efektif memiliki sejumlah karakteristik utama yang menjadi kunci keberhasilan operasional perusahaan. Karakteristik ini tidak hanya menentukan apakah suatu proses bisnis mampu memberikan nilai tambah, tetapi juga memengaruhi apakah proses tersebut dapat mendukung atau justru menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dengan memahami dan menerapkan karakteristik ini, perusahaan dapat menciptakan sistem yang lebih efisien, adaptif, dan berorientasi pada hasil. Berikut penjelasan mengenai karakteristik-karakteristik tersebut:
1. Dapat Diulang (Repeatable)
Proses bisnis yang baik harus bersifat dapat diulang, artinya proses tersebut dapat diterapkan secara berulang kali dalam berbagai situasi tanpa kehilangan konsistensi atau kualitas hasil. Misalnya, dalam sebuah pabrik, proses produksi harus dapat dijalankan setiap hari dengan hasil yang seragam, baik dari segi kualitas maupun kuantitas.
Karakteristik ini memungkinkan perusahaan untuk mengandalkan proses tersebut sebagai fondasi operasional yang stabil. Dengan proses yang dapat diulang, perusahaan juga dapat meminimalkan variasi yang tidak diinginkan, sehingga memudahkan dalam mencapai target jangka panjang. Selain itu, proses yang konsisten memudahkan pelatihan karyawan baru karena langkah-langkahnya sudah terstandarisasi.
2. Fleksibel (Flexible)
Meskipun konsistensi hal yang penting, proses bisnis juga harus memiliki tingkat fleksibilitas yang memadai. Fleksibilitas ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di lingkungan bisnis, seperti perkembangan teknologi, pergeseran preferensi pelanggan, atau perubahan regulasi pemerintah.
Sebagai contoh, ketika terjadi perubahan dalam peraturan industri, perusahaan harus mampu menyesuaikan proses bisnisnya tanpa mengganggu operasional secara keseluruhan. Fleksibilitas juga memungkinkan perusahaan untuk merespons tantangan atau peluang baru dengan cepat, sehingga tetap kompetitif di pasar. Namun, fleksibilitas ini harus diimbangi dengan kontrol yang ketat agar tidak mengorbankan konsistensi.
3. Terbatas (Bounded)
Proses bisnis yang efektif memiliki batasan yang jelas, baik dari segi waktu, sumber daya, maupun ruang lingkup. Artinya, setiap proses harus memiliki titik awal dan akhir yang terdefinisi dengan baik. Misalnya, dalam proses rekrutmen karyawan, titik awalnya adalah penerimaan lamaran, sedangkan titik akhirnya adalah penandatanganan kontrak kerja.
Batasan ini membantu perusahaan untuk mengidentifikasi kapan suatu proses dimulai, kapan dianggap selesai, dan apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup proses tersebut. Dengan adanya batasan yang jelas, perusahaan dapat menghindari pemborosan sumber daya dan memastikan bahwa setiap proses berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
4. Dapat Diukur (Measurable)
Agar dapat dievaluasi dan ditingkatkan, proses bisnis harus dapat diukur. Pengukuran ini biasanya dilakukan melalui Key Performance Indicators (KPIs) seperti waktu penyelesaian, biaya operasional, tingkat kepuasan pelanggan, atau kualitas produk. Dengan mengukur kinerja proses bisnis, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau optimasi.
Misalnya, waktu penyelesaian suatu proses terlalu lama, perusahaan dapat menganalisis penyebabnya dan mengambil langkah-langkah untuk mempercepat proses tersebut. Pengukuran juga memungkinkan perusahaan untuk memantau kemajuan secara real-time dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.
5. Menambah Nilai (Value-Adding)
Setiap langkah dalam proses bisnis harus memberikan nilai tambah, baik bagi perusahaan maupun pelanggan. Nilai tambah ini dapat berupa peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, atau peningkatan kualitas produk. Misalnya, dalam proses produksi, setiap tahap harus mengubah bahan mentah menjadi produk yang siap dijual dengan cara yang efisien dan efektif.
Bila ada langkah dalam proses yang tidak menambah nilai, langkah tersebut perlu dievaluasi atau bahkan dihilangkan. Proses bisnis yang menambah nilai tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan di pasar.
Penutup
Memahami dan menerapkan karakteristik proses bisnis ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan fokus pada kepuasan pelanggan. Proses bisnis bukan sekadar rutinitas, melainkan strategi untuk mencapai tujuan jangka panjang.
Baca juga:
- Inilah Proses Bisnis Manufaktur, Tantangan, Peluang, dan Strategi
- Mengenal Jenis Bisnis Manufaktur dan Contoh Perusahaannya
- 9 Langkah Cara Memulai Usaha Sampingan bagi Karyawan
- Total Quality Management (TQM): Pengertian, Prinsip, dan Manfaat
- Merek Dagang: Fungsi, dan Pendaftaran Merek
- Admin Gudang Adalah: Peran, Tugas, dan Kualifikasi
Referensi
- Elly Rahayu, Wan Mariatul Kifti, Rohminatin Rohminatin, & Santoso Santoso. (2021). Analisis Proses Bisnis. Penerbit Universitas Indonesia.
- Indeed. (2022). What Are Business Processes? Characteristics and Examples.
